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建立地方文献数据库促进地区出版物资源共享

发布人: 谜语网 发布时间:2015-10-03 字体: | | 打印文章

推荐阅读:建立地方文献数据库促进地区出版物资源共享 建立地方文献数据库促进地区出版物资源共享 地方文献论文 更新:2006-4-8 阅读: 建立地方文献数据库促进地区出版物资源共享 一、前言 地方文献是地区性出版物的重要组成部分。这些出版物从各方面反映了当地各族人

建立地方文献数据库促进地区出版物资源共享 建立地方文献数据库促进地区出版物资源共享 地方文献论文 更新:2006-4-8 阅读: 建立地方文献数据库促进地区出版物资源共享


一、前言

地方文献是地区性出版物的重要组成部分。这些出版物从各方面反映了当地各族人民进行四化建设的历史进程,是国家的重要资源和财富。目前,地方文献在我国省、市、自治区公共图书馆已受到普遍重视,许多馆建立了地方文献专藏,对文献的收集、整理、报道和利用做了大量工作,为当地的四化建设发挥了积极的作用。但是,我国的地方文献工作基本上还是沿用传统的理论和方法,在各方面已远不能适应当今信息社会的要求。在今天新技术革命浪潮蓬勃兴起的形势下,公共图书馆的地方文献工作怎样才能适应时代的需要,这一重要课题,已历史地摆在我们图书馆工作者的面前。我们认为,面对新技术革命的挑战,地方文献工作必须实现现代化,才能使传统的地方文献工作获得新的发展,从而达到促进地区出版物资源共享的目的。基于这种认识,我馆在原有地方文献工作基础上,开始用电脑建立地方文献数据库。这项工作已被列入我省的重点科研项目,得到了当地人民政府和全省各有关单位的大力支持,目前建库工作进展顺利。该数据库建成并投入使用后,将纳入我省科技信息管理系统,成为我省地方文献的查目中心,在我省的四化建设中发挥积极作用。

二、收录范围与文献源

建立地方文献数据库,首先要明确收录范围和解决资源问题。对地方文献的收录范围,我馆前馆长杜定友先生曾提出过著名的“史料、地方出版物和地方人士著述”三部分的论述,这一见解已被我国图书馆界所接受和采纳。我馆的地方文献专藏也基本上是按照这一模式建立的。我省地方文献数据库的收录原则是:

1.具有广东地方特点,并有一定学术、史料价值的文献资料(包括有地方特点的科技文献)。

2.反映本省人物(包括广东籍知名人士以及在广东有过影响的非广东籍人士)生平、传记、事迹文献材料。

3.有广东地方特点的本省出版物和外省出版物。

4.广东人士著述(指有地方特点的文献资料部分)。

对不予收的文献,作了如下规定:

1.虽是地方出版物,但内容并无地方特点的文献资料。

2.作者虽是广东人士,但文献内容并无地方特点的著述。

3.无地方特点的科技文献。

4.印刷质量差、内容贫乏的非正式出版物。

5.同收录原则相悖的其它文献资料。

具体的收录范围有24项。

地方文献数据库收录文献的类型包括:专著、期刊、报纸、会议录、汇编、学位论文、科技报告、专利文献、手稿、地方志、族谱、检索工具、参考工具、图表、乐谱、古谱等。其中检索工具包括反映本省图书馆馆藏的各种书目、文摘、联合目录;图表包括地图、气象图、地质图;参考工具包括年鉴、手册等。专利文献只限于本省单位和个人申请的国内外专利。报纸限于本省出版报纸的目录。

广泛征集地方文献资料,保证地方文献数据库有充足的文献源,是建立地方文献数据库极为重要的一环。我馆地方文献工作,早在解放前杜定友先生任馆长时,即已引起重视。建国后,更加广泛深入地开展了地方文献的收集和整理工作。省人民政府曾先后发出三个关于地方文献工作的文件,指定我馆为全省地方文献工作机构和收藏中心,要求各级人民政府和各企事业单位,将所出版的文献资料无偿向我馆缴送2册,为征集地方文献打下了良好的基础。在全省各有关单位的大力协助下,经过几十年的努力,我馆已逐步建立起拥有18万册文献、在海内外有一定影响的广东文献专藏,形成了广东文献的收藏中心,这是建立地方文献数据库的基础。

建立地方文献数据库,在确定收录范围的同时,还要认真选择和挖掘文献源。因为地方文献包括了反映当地历史和现状的文献资料,数量以万计,内容极为繁杂。图书馆应该首先选择利用率高,有一定学术和史料价值的文献存贮进电脑,其中科技文献应占有相当的比例。这是时代对我们的要求。因此,我馆在建库前对文献的选择进行了较深入的研究,最后决定从现代期刊入手,对符合收录范围的期刊论文著录标引,然后输入电脑。目前文献的前处理工作正顺利进行,每月至少产生800个书目记录。我们计划今年完成10000个书目记录的任务。对于其它类型的文献资料,今后将有计划按步骤地进行输入,从而逐步建立起我省的地方文献数据库。

三、数据库系统目标与模式

作为地方性情报检索的地方文献数据库,其总目标是:收录和存贮反映本省历史和现状的地方文献资料目录,编辑出版综合性的地方文献通报(书目)和各种专题的地方目录,为当地党政军领导机关和各科研生产单位提供文献检索服务;作为地方文献的查目中心,将通过联机网络同当地的主要图书情报部门联网,逐步实现地方文献的联机编目和检索,从而促进地区性的资源共享。

为了实现上述目标,我们根据本省的实际情况,为地方文献数据库设计了下述模式:

3.在本馆购置中、小型主机后,将进一步完善地方文献数据库系统,在省、市领导机关和主要科研机构设置检索终端,并同当地的主要图书情报部门联网,进行联机编目和检索,从而使地方文献数据库真正达到资源共享的目的。

4.把电脑同缩微技术结合起来,实现地方资料的全文检索。我馆准备在一、两年内购置一套16毫米的缩微拍摄设备,用于拍摄地方文献资料。在数据库中检索命中的文献,可根据其文献号,在缩微阅读机上获得原文。

在我省有关部门的大力支持下,经过全馆同志的努力,广东地方文献数据库的系统目标正在逐步实现。目前,在IBM5550微机上已实现了以下功能:

1.地方文献书目数据的录入与存贮。针对地方文献具有多种类型的特点,本数据库根据国家文献著录标准,设置了多种文献类型的自动格式识别程序,不但提供了完善的人机对话录入和修改方式,而且能够对录入的书目数据自动进行著录格式的自动识别.从而使书目数据达到标准化的要求。

2.编辑和打印综合性检索刊物《广东文献通报》。该刊物以及时报道我馆新入藏地方文献为宗旨,每月出版一期。每期通报正文约70页,按《中图法》分类体系排列,并附有地区索引,方便县、市图书馆、档案馆等有关单位从地区途径查找文献。从今年5月起,至今已出版文献通报两期,年底将出版通报的年度累积索引。

3.自动编目功能。数据库系统可根据输入的地方文献书目数据,自动生成数据倒排文档,供文献检索之用。另外,还可根据指定的专题,编制各种类型的地方文献专题书目,以及编制地方文献的累积本。

4.文献检索功能。因受IBM5550系统外存的限制,目前数据库的存贮容量为25000篇文献。如将外存扩大到40MB,数据库容量将可扩大到10万篇。在此范围内,用户可从篇名、著者、分类、主题、地名等五个途径进行联机检索,并允许用多个主题词或多个检索途径进行组配,以提高检准率。输出结果既可在屏幕显示,也可用打印机输出。

5.词表管理功能。数据系统可对地方文献标引词表、地名表和机内分类表进行插入、修改、删除等项操作,并提供编辑打印词表的功能。目前我馆已编制出《地方文献标引词表》、《广东省地名表》和《地方文献数据库分类表》。

6.标引管理功能。数据库能记录和检索文献标引的有关数据,从而避免标引工作中出现的漏标和重标等现象。

除了上述功能外,我们计划在明年上半年前,为该数据库MARC机读目录生产地方文献征集以及远程联机通讯等程序,使数据库的各种功能进一步完善。

四、地方文献的著录与标引

为了达到资源共享的目的,地方文献的著录与标引也必须实现标准化。我馆在建立地方文献数据库的过程中,对地方文献的著录和标引十分重视,采取了下面的一些作法:

1.在进行数据库总体设计的同时,请本馆有丰富文献工作经验的同志组成科研课题组,起草制定了《文献标引员手册》。该手册对数据库的收录范围、文献著录标引工作细则、文献通报编制体例都作了规定,从而为文献著录标引工作的标准化奠定了基础。

2.在建库前,对文献标引员进行业务考核,选择工作责任心强,经过图书馆专业培训,有3年以上图书馆工作经验,并有一定文献工作实践的同志担任文献标引员。在标引的过程中,还注意帮助他们总结标引工作中的经验教训,逐步提高他们的标引业务水平。

3.印制地方文献书目数据录入工作单,要求文献标引员根据国家文献著录标准进行著录,并按录入单格式进行填写。这样可以减少不熟悉著录格式而产生的错误。

4.标引员标引的数据录入单,由数据库文献工作组最后审核,审核的内容包括:著录文献的选题、著录的格式、分类和主题标引。在实践中我们感到,标引文献的审核,对提高数据的文献质量有着十分重要的作用,因此,应由有较高业务水平的同志负责把关,并注意文献标引人员队伍的相对稳定。

5.数据库书目均采用《中图法》分类体系。对同一文献的多个主题,尽量采取了组配方式生成分类号,以便充分发挥电脑多途径检索的优势。

6.以《汉语主题词表》为基础,根据地方文献的特点编制标引词表。《汉语主题词表》是一部综合性的文献标引工具,收词多而广泛。但用其标引地方文献,仍有部分文献未有准确的表达主题。因为该词表不可能收录众多的带有地方特点的词汇。如“经济特区”、“花市”、“岭南画派”等词就未收录。为了建立有特点的、实用的文献标引词表,我们在文献标引时首先由标引员根据主题标出标引词,最后由文献标引组根据《汉语主题词表》进行规范,对查不到的词则选用新的标引词。经过两个多月的积累,数据库已存贮了2000多个标引词。随着地方文献的不断增加,该词表也必然会不断扩大,我们计划在标引词积累到一定数量时,将编制一部正式的《广东地方文献标引词表》。

五、结束语

随着我国图书馆事业的发展,地方文献工作的现代化已是历史发展的必然趋势。地方文献数据库的建立,不但是我国地方文献工作的新发展,而且必将推动和促进地区出版物的资源共享,其意义是十分重大的。我们衷心希望和各省、市、自治区公共图书馆的同志们共同努力,使地方文献工作的现代化走向新的水平。

〔出处〕 《图书馆学通讯》,1986年第3期


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